Đã bao giờ bạn tự hỏi vì sao người giàu thì ngày càng giàu hơn?
Hoặc làm thế nào để làm việc hiệu suất hơn?
Cả 2 câu hỏi này đều liên quan đến một nguyên lý gọi là Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20.
Thí nghiệm về kẹp giấy
Người ta làm một thí nghiệm trộn hàng trăm cái kẹp giấy lại với nhau rồi bóc ngẫu nhiên 2 cái để nối chúng lại với nhau thành một chuỗi. Sau đó lại để chúng vào lại đóng kẹp giấy.
Lặp lại hành động chọn ngẫu nhiên 2 kẹp giấy và nối chúng lại thành chuỗi. Cứ làm đi làm lại đến một lúc sẽ có những chuỗi kẹp giấy rất dài. Thực tế, những chuỗi dài hơn thì sẽ có tỷ lệ được bốc lên nhiều hơn và chúng sẽ càng dài thêm.
Kết quả có rất nhiều kẹp giấy chỉ mình nó, chứng tỏ nó chưa được bốc lên lần nào. Cũng có những chuỗi rất dài và 80% số lượng kẹp giấy thuộc 20% số lượng chuỗi dài nhất.
Thí nghiệm này lý giải cho tại sao lượng tài sản lớn thuộc phần nhỏ dân số hay cách kinh doanh cá cược hoạt động.
Khái niệm
Nguyên lý Pareto do một nhà kinh tế học người Ý tên là Pareto đưa ra lần đầu năm 1906. Ông nói rằng 80% đất đai ở Ý được sở hữu bởi 20% dân số.
Nguyên lý Pareto chỉ ra 80 kết quả đến từ 20 nguyên nhân.
Ví dụ:
+20% người giàu nhất thế giới chiếm 80% tài sản.
+80% doanh thu của công ty đến từ 20% khách hàng.
Và khi nhìn lại trong cuộc đời tôi cũng như thế:
+80% cuộc gặp chỉ với 20% số người bạn.
+Tôi mặc 20% quần áo trong 80% thời gian.
+80% truy cập trên blog này đến từ 20% số bài viết.
Lợi ích của quy tắc 80/20:
+Đơn giản hóa cuộc sống.
+Giúp vượt qua kết quả cũ.
+Tập trung vào điều quan trọng, năng cao hiệu suất công việc.
Phương pháp
Để sử dụng hiệu quả quy tắc 80/20 chúng ta nên tập trung vào 20% nguyên nhân để cải thiện 80% kết quả.
1.Phân tích hoạt động có hiệu quả cao
Viết xuống tất cả các công việc của bạn. Dự đoán thời gian để hoàn thành các công việc đó. Thêm một cột nữa dự đoán giá trị về phần trăm công việc đó ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn.
Chọn danh sách vài hoạt động có hiệu quả cao của bạn. Loại bỏ, tối giản và ủy nhiệm công việc có phần trăm thấp và tập trung vào việc có phần trăm cao.
2.Phân tích thời gian trên những hoạt động này
Nhật ký thời gian mỗi ngày: Làm một nhật ký thời gian về hoạt động của bạn trong ngày. Chỉ ra những hoạt động nào không đóng góp vào năng suất, giải trí hoặc hạnh phúc cá nhân thì loại bỏ chúng đi.
Bạn dành bao nhiêu phần trăm thời gian dành cho hoạt động hiệu quả?
3.Lặp lịch
Lặp lịch ưu tiên cho những công việc hiệu quả vào những khoảng thời gian năng lượng cao.
Ứng dụng thực tế
Sau đây là một vài ứng dụng thực tế của quy tắc 80/20.
Đặt mục tiêu
Nhìn lại mục tiêu của bạn và so sánh tài nguyên cần để hoàn thành (thời gian, tiền, năng lượng,…) với lợi ích đạt được. Lợi ích có thể là phần thưởng vật lý, công việc yêu thích hoặc cảm xúc,…Theo đuổi mục tiêu với giá trị cao nhất.
Sách
Nhìn lại vài chục cuốn sách gần đây bạn đã đọc. Đánh giá chúng về lượng thông tin hữu ích và giá trị giải trí. Tìm ra khuynh hướng và sử dụng chúng để đọc lướt hoặc bỏ qua những sách tương tự trong tương lai để tiết kiệm thời gian.
Mối quan hệ
Nhìn lại các mối quan hệ xã hội và bạn bè. Làm một dự đoán thô thiển về lượng thời gian và năng lượng bạn đầu tư vào mỗi mối quan hệ. So sánh điều đó với lượng stress hoặc sự hài lòng. Bạn sẽ tìm ra mối quan hệ độc hại và giá trị nên được đầu tư nhiều hơn.
Đồ đạc
Xem lại đồ đạc và ném đi những thứ mà bạn không sử dụng gần đây. Bạn có không gian không có nghĩa là bạn để chứa rác. Loại bỏ sự lộn xộn để dễ dàng tìm kiếm thứ bạn cần sau này.
Tài liệu
Sắp xếp tài liệu trong máy tính, so sánh ngày tạo. Tạo một thư mục nơi bạn chứa các file hiếm khi sử dụng. Việc này sẽ loại bỏ sự lộn xộn và nhanh tìm ra thứ cần thiết sau này. Desktop hay các ứng dụng đã cài cũng thế.
App
Loại bỏ những app không hoặc ít sử dụng cho nhẹ máy.
To do list
Tự hỏi bản thân nếu chỉ có thời gian đủ làm một việc duy nhất trong ngày thì tôi sẽ làm việc gì? Nếu danh sách công việc của bạn có 10 đầu việc thì chỉ chọn 3 đầu việc quan trọng và có ý nghĩa nhất để làm trước.
Kỹ năng nhận ra việc gì là quan trọng phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Giả sử trong tháng đó bạn có mục tiêu nào đó. Hoạt động hàng ngày để bạn có thể đạt được mục tiêu đó là gì.
Ví dụ: tháng sau bạn có kiểm tra cuối kỳ thì phải học bài hàng ngày.
Ghi nhớ
Trong ghi nhớ bạn nên sử dụng từ khóa để nắm bắt ý tưởng của một bài học, số từ khóa này thường chỉ chiếm khoảng 20% theo quy tắc 80/20. Dĩ nhiên việc lựa chọn từ khóa cho phù hợp cũng rất quan trọng và kết hợp với các phương pháp Siêu Trí Nhớ sẽ giúp việc học hiệu quả hơn.
Tổng kết
Sự lựa chọn quan trọng hơn nỗ lực có phần đúng trong quy tắc 80/20. Khi bạn lựa chọn những công việc đem lại hiệu quả cao bạn sẽ phải làm ít việc hơn. Để hiệu suất không phải cố gắng làm nhiều việc nhất có thể mà là lựa chọn việc quan trọng để hoàn thành.
